SEIT – DocuWare
Hem dut a terme un projecte d’implantació la solució de gestió documental cloud DocuWare en integració ambNavision per la companyia SEIT, una empresa amb més de 50 anys d’experiència en la distribució de subministraments elèctrics industrials.
Definició de l’empresa
SEIT és una empresa amb més de 50 anys d’experiència en la distribució de material elèctric per a empreses relacionades amb el sector industrial, energètic, ferrobviari i de telecomunicacions. SEIT comercialitza una àmplia gamma de productes de baixa, mitja i alta tensiódonant respostes al sector domèstic, d’instal·lacions elèctriques i a granes empreses com Endesa, de la qual son un dels proveïdors més importants. També ofereixen serveis logístics i estan especialitzats en energies renovables, eines i equips de protecció.
Gestió documental amb DOCUWARE I NAVISION
Definició del problema
El projecte en SEIT es va iniciar amb l’objectiu d’eliminar grans quantitats de paper que s’imprimien, escanejaven i es llançaven. Aquest desig atenia dues necessitats:
– La mediambiental
– La reducció de costos
Però la implantació de DocuWare a SEIT ha anat molt més allà i ha permès a més, una optimització dels processos de gestió de compres, vendes, albarans i facturació. Anteriorment, la gestió d’albarans es realitzava amb una solució informàtica local i mitjançant molts processos manuals.
Aquest mètode de gestió no era eficient, ja que podien passar fins a deu dies entre la creació d’un albarà i la seva facturació final, la qual cosa a més comporta un alt risc de pèrdua de la documentació.
S’ha de sumar que la solució informàtica que s’usava en aquest moment estava completament aïllada de la resta de solucions de gestió i necessitava d’una connexió local per a accedir a la informació de gestió, amb el que qualsevol tasca o consulta d’un lloaran o factura necessitava que l’usuari estigués físicament en l’oficina.
Solució aportada
A Obliku, hem dut a terme un projecte d’implantació de DocuWare Cloud, l’eina de gestió documental en el núvol en integració amb el sistema de gestió empresarial ERP Dynamics Navision de Microsoft.
Facturación àgil
Amb la implantació de DocuWare Cloud s’ha reduït radicalment el temps entre la creació d’un albarà i la seva facturació, passant de dies a hores i acostant-se a una facturació gairebé en temps real.
Reducció de l’ús de paper
També s’ha reduït l’ús de paper i de materials d’impressió amb la seva conseqüent reducció de costos. Apostar per la solució Cloud de DocuWare permet ara a tots els usuaris de la companyia consultar albarans, ofertes, factures o qualsevol document digitalitzat sense necessitat d’estar en l’oficina.
Connexió cloud i integrada amb l’ERP i Outlook
A més, DocuWare està completament integrat amb Navision, la qual cosa permet la consulta de documents des del propi ERP i també s’ha connectat amb Outlook, la qual cosa permet adjuntar documents allotjats en DocuWare Cloud directament des del cos del missatge d’un correu electrònic. Aquesta integració també permet arxivar factures en DocuWare des de Outlook, sense necessitat de reexpedir aquests documents a més persones o haver de fer-ho de manera manual. Ara, els usuaris poden accedir ràpidament i sense canviar d’aplicacions a tota la informació rellevant d’una compra o venda i a tots els seus històrics (oferta, descomptes, correus electrònics, albarans…)
Reducció de costos i tasques manuals
L’optimització i digitalització dels processos ha permès que els professionals especialitzats en la facturació dediquin el seu temps a facturar i a tasques de més valor estratègic.
És un cas d’èxit perque…
Aquest projecte s’ha dut a terme de manera col·laborativa amb l’equip d’informàtica de SEIT, la qual cosa ha fet possible que el procés de consultoria i definició de requeriments sigui molt exhaustiu i la implantació hagi estat un èxit. En els primers 6 mesos d’ús de la solució ja s’han registrat més de 50.000 documents sense errors.
A més de la reducció de costos i l’optimització dels processos, l’aposta per la solució Cloud de DocuWare ha permès que tots els usuaris puguin continuar treballant des de casa o durant els seus desplaçaments i també permet que, de manera econòmica i assequible per a la companyia, es pugui ampliar l’espai d’emmagatzematge necessari a mesura que el vagin necessitant.
Avantatges principals
Els avantatges principals han estat la reducció dràstica de paper i materials d’impressió amb el seu conseqüent estalvi en costos i l’optimització dels processos de gestió d’albarans, documents de compra i venda i facturació.
