Caso de éxito

SEIT – DocuWare

Implantamos la solución de gestión documental cloud DocuWare y Navision para SEIT, una empresa con más de 50 años de experiencia en la distribución de suministros eléctricos industriales.

Definición de la empresa

SEIT es una empresa con más de 50 años de experiencia en la distribución de material eléctrico para empresas relacionadas con el sector industrial, energético, ferroviario y de telecomunicaciones. SEIT comercializa una amplia gama de productos de baja, media y alta tensión dando respuestas al sector doméstico, instalaciones eléctricas y a grandes empresas como Endesa, de la que son uno de sus proveedores más importantes. También ofrecen servicios logísticos y están especializados en energías renovables, herramientas y equipos de protección.

Seit DocuWare Caso éxito Obliku

Gestión documental con DOCUWARE Y NAVISION

Definición del problema

El proyecto en SEIT se inició con el objetivo de eliminar grandes cantidades de papel que se imprimían, escaneaban y se lanzaban. Este deseo atendía a dos necesidades:

– La medioambiental
– La reducción de costes

Pero la implantación de DocuWare en SEIT ha ido mucho más allá y ha permitido además, una optimización de los procesos de gestión de compras, ventas, albaranes y facturación. Anteriormente, la gestión de albaranes se realizaba con una solución informática local y mediante muchos procesos manuales.

Este método de gestión no era eficiente, ya que podían pasar hasta diez días entre la creación de un albarán y su facturación final, lo que además conlleva un alto riesgo de pérdida de la documentación.

Se debe sumar que la solución informática que se usaba en ese momento estaba completamente aislada del resto de soluciones de gestión y necesitaba de una conexión local para acceder a la información de gestión, con lo que cualquier tarea o consulta de un alabarán o factura necesitaba que el usuario estuviera físicamente en la oficina.

Solución aportada

En Obliku, hemos llevado a cabo un proyecto de implantación de DocuWare Cloud, la herramienta de gestión documental en la nube en integración con el sistema de gestión empresarial ERP Dynamics Navision de Microsoft.

Facturación ágil
Con la implantación de DocuWare Cloud se ha reducido radicalmente el tiempo entre la creación de un albarán y su facturación, pasando de días a horas y acercándose a una facturación casi en tiempo real.

Reducción del uso de papel
También se ha reducido el uso de papel y de materiales de impresión con su consecuente reducción de costes. Apostar por la solución Cloud de DocuWare permite ahora a todos los usuarios de la compañía consultar albaranes, ofertas, facturas o cualquier documento digitalizado sin necesidad de estar en la oficina.

Conexión cloud e integrada con el ERP y Outlook
Además, DocuWare está completamente integrado con Navision, lo que permite la consulta de documentos desde el propio ERP y también se ha conectado con Outlook, lo que permite adjuntar documentos alojados en DocuWare Cloud directamente desde el cuerpo del mensaje de un correo electrónico. Esta integración también permite archivar facturas en DocuWare desde Outlook, sin necesidad de reenviar estos documentos a más personas o tener que hacerlo de forma manual. Ahora, los usuarios pueden acceder rápidamente y sin cambiar de aplicaciones a toda la información relevante de una compra o venta y a todos sus históricos (oferta, descuentos, correos electrónicos, albaranes…)

Reducción de costes y tareas manuales

La optimización y digitalización de los procesos ha permitido que los profesionales especializados en la facturación dediquen su tiempo a facturar y a tareas de más valor estratégico.

Es un caso de éxito porque..

Este proyecto se ha llevado a cabo de forma colaborativa con el equipo de informática de SEIT, lo que ha hecho posible que el proceso de consultoría y definición de requerimientos sea muy exhaustivo y la implantación haya sido un éxito. En los primeros 6 meses de uso de la solución ya se han registrado más de 50.000 documentos sin errores.

Además de la reducción de costes y la optimización de los procesos, la apuesta por la solución Cloud de DocuWare ha permitido que todos los usuarios puedan seguir trabajando desde casa o durante sus desplazamientos y también permite que, de forma económica y asequible para la compañía, se pueda ampliar el espacio de almacenamiento necesario a medida que lo vayan necesitando.

Ventajas principales

Las ventajas principales han sido la reducción drástica de papel y materiales de impresión con su consecuente ahorro en costes y la optimización de los procesos de gestión de albaranes, documentos de compra y venta y facturación.