25 julio 2021

ERP: qué es y para qué sirve

Que es ERP y para que sirve Obliku Dynamics 365

¿Qué es un ERP?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) es una solución de software que unifica los procesos de gestión y organización de una empresa. El objetivo principal de un ERP es agrupar toda la información, circuitos y departamentos de una organización en un único lugar para mejorar su rendimiento y eficiencia. 

Centralizar los procesos en una única base de datos también facilita el acceso a la información de valor y por tanto ayuda a los equipos a tomar decisiones acertadas de forma más rápida e informada.  

La misión de un ERP es ayudar a la empresa a gestionar de forma más eficiente las tareas de planificación, gestión y administración. Las funcionalidades más comunes que un ERP incluye son los módulos de gestión de compras, ventas, control de stock e inventarios, logística, almacenes, contabilidad, albaranes y facturación, recursos humanos y algunas funcionalidades para la gestión de clientes.

Que es ERP Microsoft Business Central

Origen de las soluciones de gestión ERP

Los sistemas de gestión empresarial remontan sus orígenes a los años 60, cuando se empezaron a programar soluciones muy específicas para facilitar algunas tareas de administración en las empresas. Pero no fue hasta los años 90 cuando se empezó a hablar del término ERP, acuñado por la gran consultora americana Gartner. 

Durante los primeros años, solo las grandes corporaciones con presupuestos y recursos casi ilimitados podían costearse la implantación de este tipo de soluciones. Gracias a la evolución tecnológica y el uso de la nube, ahora la gran mayoría de empresas pueden encontrar una solución ERP que se adapte a sus necesidades. 

En Obliku, somos expertos en proyectos de implantación de la solución ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central que se adapta a pequeñas, medianas y grandes empresas que quieren mejorar sus procesos de gestión y rentabilidad económica.

¿Para qué sirve un ERP? Funcionalidades y módulos estándares de una solución ERP

Si quieres entender mejor que es un ERP, a continuación compartimos las funcionalidades estándares que normalmente incluyen. Existen soluciones ERP verticales, que están desarrolladas para sectores y actividades muy específicas y otras soluciones estándares, que mediante el desarrollo de algunas personalizaciones se pueden implantar en cualquier tipo de negocio y sector.  

Estas son algunas de las funcionalidades que usualmente se encuentran en un software ERP: 

  1. Gestión financiera 
  2. Contabilidad
  3. Ventas, marketing y cobros 
  4. Logística y almacenes 
  5. Compras y pagos 
  6. Gestión de inventario 
  7. Cadena de suministro 
  8. Gestión de proyectos 
  9. Fabricación

ERP Que es y para que sirve Microsoft Business Central

4 ventajas de apostar por una solución ERP

1. Los beneficios de la automatización

Vamos a ejemplificar un caso muy común. Imaginemos una empresa que envía mercancía de un almacén central a otras sucursales propias repartidas por el país. Esta empresa imprime sus albaranes, que llegan con la mercancía a la sucursal de destino y una vez la mercancía llega al almacén de destino, el responsable de almacén comprueba que el pedido haya llegado correctamente, firma el albarán y lo envía de vuelta para la sucursal central a través de correo postal para su posterior facturación. 

En un proceso así existen muchas ineficiencias y un alto riesgo de error o pérdida de la información. Es muy complicado controlar todos estos flujos de trabajo e información sin una solución que los agrupe. En cambio, si contamos con un flujo de trabajo automático que mediante la firma del responsable en un alabarán de recepción crea, registra y envía una factura, no habrá lugar para cometer errores. Aplicar la automatización en este tipo de procesos nos permite aumentar la eficiencia de nuestros equipos, reducir los costes y márgenes de error y proporciona más tiempo a los recursos para enfocarse en tareas de valor.  

2. Reducción de costes

Con una solución ERP, la misma cantidad de trabajo se realiza en menos tiempo y sin errores. Los recursos de la compañía dejan de realizar tareas repetitivas y pueden enfocar su capacidad a tareas estratégicas de más valor.propias repartidas por el país. Esta empresa imprime sus albaranes, que llegan con la mercancía a la sucursal de destino y una vez la mercancía llega al almacén de destino, el responsable de almacén comprueba que el pedido haya llegado correctamente, firma el albarán y lo envía de vuelta para la sucursal central a través de correo postal para su posterior facturación. 

Qué es un ERP

3. Acceso a la información relevante

Agrupar toda la información y procesos en una única plataforma ERP como Dynamics 365 Business Central permite agilizar los cierres contables y la creación de informes financieros, la gestión de inventarios y almacenes, la trazabilidad de productos y la correcta gestión de mercancías.  

La creación automática de informes permite un acceso fácil y rápido a la información relevante para tomar decisiones acertadas.a misma cantidad de trabajo se realiza en menos tiempo y sin errores. Los recursos de la compañía dejan de realizar tareas repetitivas y pueden enfocar su capacidad a tareas estratégicas de más valor. 

4. Integración

Una solución ERP integra las diversas unidades de negocio y departamentos de una empresa y centraliza los datos haciendo mucho más fácil el acceso a la información relevante. Por supuesto, una solución ERP también se puede integrar con soluciones de terceros, ofreciendo una plataforma de gestión global y transversal para toda la compañía facilitando todos los procesos y flujos de trabajo. 

 

Tipo de implantación: On Premise / Cloud

Las soluciones ERP pueden implantarse en local (On Premise) o en la nube (Cloud) y cada una de estas opciones tiene sus beneficios y desventajas. Según un estudio realizado por SofDoIt en 2020, el 40,34% de las empresas que demandan una solución ERP la quieren en la nube y alrededor del 60% lo hace para sus soluciones de CRM y de gestión de los recursos humanos. facilitando todos los procesos y flujos de trabajo. 

On Premise

La opción On Premise, es decir en el servidor local de la empresa, permite tener un control total sobre los datos. Normalmente son las grandes compañías las que apuestan por este tipo de implantación por miedo a que sus datos sean manejados por terceros, pero hay que tener en cuenta que esta opción precisa de realizar un mantenimiento del aplicativo y por tanto es necesario tener recursos internos especializados en su gestión.  Para una implantación On Premise se deben comprar las licencias, lo que provoca un encarecimiento de la inversión inicial del proyecto.

ERP Que es cloud Business Central SaaS

Cloud

La implantación en la nube permite el acceso a la solución través de internet y no requiere de instalaciones físicas. Una solución implantada en la nube se conoce como SaaS (Software As a Service) y como su nombre indica se trata de un alquiler mensual por usuario que tiene acceso a dicha solución. 
El usuario tiene el mismo nivel de acceso y funcionalidades como si de una solución On Premise se tratara, pero en este caso no debe mantener las bases de datos ni del aplicativo, no tiene preocuparse por la seguridad de los datos (alojados en Data Centers del fabricante) ni aplicar mejoras ni actualizaciones. 

Apostar por una solución ERP en la nube conlleva una reducción de costes porque las licencias se pagan por uso y de forma mensual, lo que facilita el acceso a las empresas pequeñas y medianas a este tipo de soluciones. Según el estudio de SoftDoIt, al cual ya hemos hecho referencia anteriormente, cerca del 67% de las empresas encuestadas que solicitaban su interés para implantar un ERP no superaban los 2M de facturación anuales. De hecho, dentro de este 67%, alrededor del 27% no factura más de 500.000€. 

La solución través de internet y no requiere de instalaciones físicas. Una solución implantada en la nube se conoce como SaaS (Software As a Service) y como su nombre indica se trata de un alquiler mensual por usuario que tiene acceso a dicha solución. El usuario tiene el mismo nivel de acceso y funcionalidades como si de una solución On Premise se tratara, pero en este caso no debe mantener las bases de datos ni del aplicativo, no tiene preocuparse por la seguridad de los datos (alojados en Data Centers del fabricante) ni aplicar mejoras ni actualizaciones.

Ventajas de apostar por una implantación Cloud / SaaS

  1. Reducción de costes porque las licencias se pagan por uso y de forma mensual, lo que facilita el acceso a las empresas pequeñas y medianas a este tipo de soluciones.
  2. No es necesario contar con un espacio físico para un servidor., al cual ya hemos hecho referencia anteriormente, cerca del 67% de las empresas encuestadas que solicitaban su interés para implantar un ERP no superaban los 2M de facturación anuales. De hecho, dentro de este 67%, alrededor del 27% no factura más de 500.000€.

  3. Se evitan riesgos como la rotura o robo de un elemento de hardware.

  4. Aumenta la capacidad de adaptación frente los cambios 
    • Facilita los procesos de expansión y crecimiento gracias a su implantación escalable
    • Asegura la actualización de la solución
    • Asegura el cumplimiento frente a la legislación fiscal 
    • Reduce los costes iniciales de un proceso de implantación 
       

Ponte en contacto con nosotros si quieres saber más sobre Dynamics 365 Business Central

En Obliku somos partner certificado de Microsoft y llevamos a cabo proyectos de implantación de la solución ERP Dynamics 365 Business Central. Apostamos por las soluciones Microsoft Dynamics 365 por su gran capacidad de adaptación a cualquier tipo de negocio y sector. 

Si quieres saber mas sobre esta solución, nuestro método de trabajo o nuestros clientes de referencia, ponte en contacto con nosotros y realizaremos una consultoría funcional sin ningún compromiso.